Что такое онлайн-бухгалтерия

Онлайн-бухгалтерия облегчает подготовку отчетности и ведение бизнеса в целом. Бухгалтерский учет ведется не на стационарном компьютере — все данные хранятся в облачном хранилище и операции проходят через онлайн-сервисы. Это упрощает формирование отчетов, дает оперативный доступ к информации и ряд других преимуществ. Эксперт БанкСток расскажет, что такое онлайн-бухгалтерия, кому она подходит и как подобрать подходящий сервис.

Что такое онлайн-бухгалтерия

Задачи бизнеса решает два типа бухгалтерских программ:

• стационарные — устанавливают на компьютер, ноутбук, телефон и другие гаджеты, доступ возможен только с этого устройства;
• онлайн — все операции проходят в режиме реального времени, а доступ к личному кабинету можно получить с любого устройства с выходом в интернет.

Для входа в онлайн-бухгалтерию не нужно ставить тяжеловесные программы. Достаточно логина и пароля для доступа к личному кабинету, а также высокоскоростного интернета для качественной работы и быстрой загрузки необходимых страниц с сервера. При этом данные не хранятся на компьютере, а сама программа работает в потоковом режиме. Вы можете работать с онлайн-бухгалтерией как с компьютера и ноутбука, так и с мобильного телефона, что очень удобно.

Бухгалтер и другие сотрудники или сам индивидуальный предприниматель могут регулярно вносить актуальные данные в онлайн-бухгалтерию. Сервис не несет ответственности за совершенные пользователями ошибки, хотя может помочь в устранении некоторых проблем. 

Ответственному сотруднику нужно вносить информацию по доходам, расходам, движению денежных средств по счетам. Затем на основе этих данных программа формирует и дает возможность отправить все необходимые отчеты в налоговую службу, ФСС и СФР.

Кроме сдачи отчетности в автоматическом режиме онлайн-бухгалтерия позволяет проводить аналитику, собирать статистику по всему бизнесу и его сотрудникам. Это не только информация, которая касается производства и сбыта товаров, но и графики работы сотрудников, больничные, отпускные и прочие данные.

Кому подходит 

Перевести на онлайн-бухгалтерию можно любой бизнес независимо от его размера, числа сотрудников, сферы деятельности. Но это не всем удобно и выгодно. Например, онлайн-сервис для индивидуального предпринимателя без наемных сотрудников нецелесообразен. Стоимость обслуживания ПО обойдется дороже, чем выгоды от его использования. 

Если у вас маленький бизнес, можно использовать бесплатные тарифы онлайн-сервисов, Google Таблицы или Excel. При необходимости можно нанять бухгалтера на аутсорсе — оплатить услуги специального агентства или частного специалиста. Также онлайн-бухгалтерия не очень удобна для крупного бизнеса с сотнями сотрудников и десятками филиалов. Таким компаниям нужна не только стационарная версия программного обеспечения, но в некоторых случаях и свой собственный сервер, где будут храниться данные и их резервные копии. 

А вот среднему и малому бизнесу и индивидуальным предпринимателям с наемными сотрудниками онлайн-бухгалтерия существенно облегчит жизнь. Разработанный функционал, работа с шаблонами и документами полностью закроет потребности компании и позволит упростить все однотипные операции.

Какие преимущества и недостатки у онлайн-бухгалтерии для бизнеса

У онлайн-бухгалтерии много преимуществ:

• не нужно использовать отдельный компьютер — в кабинет можно входить с любого устройства, если известен логин и пароль;
• не нужно оборудовать отдельный сервер или арендовать место в облачных хранилищах — у онлайн-бухгалтерии есть собственные ресурсы;
• не нужно беспокоиться о безопасности данных — эта задача ложится на плечи сервиса или банка, который предоставляет доступ к онлайн-бухгалтерии;
• не нужно покупать мощное оборудование — большая часть операций проводится в облачном сервисе, данные хранятся там же;
• упрощенное восстановление финансовых документов в случае возникновения ошибок и сбоев за счет наличия резервных копий и особенностей облачного хранилища; 
• большие возможности сервиса — повышенная мощность и пропускная способность, клиенту для качественного использования всего функционала важна только высокая скорость интернета;
• наличие круглосуточной качественной технической поддержки — если вы работаете в десктопных программах, то все проблемы придется решать самому;
• в работу таких сервисов технические обновления внедряются автоматически и намного быстрее, чем в десктопные программы;
• много шаблонов и готовых решений для бизнеса, что может значительно облегчить ведение бухгалтерии и формирование отчетности;
• интеграция с расчетным счетом бизнеса, другими учетными программами и сервисами;
• быстрое обновление баз данных и правовой документации — при выходе новых законов все происходит автоматически без негативных последствий для бизнеса.

Но и минусы у онлайн-бухгалтерии тоже есть:

• при возникновении проблем с интернетом вы потеряете доступ к своим данным и документам, а если соединение будет слишком медленным или нестабильным, программа будет висеть и какие-то данные могут не попасть в систему;
• защита в облачном хранилище обычно очень хорошая, многоуровневая, но все равно есть риск утечки информации;
• все данные придется вносить самостоятельно вам самим или вашим сотрудникам, а для этого нужны знания и опыт;
• возможны технические сбои, например, неполадки со стороны сервера, где хранятся данные, и другие сложности; 
• если ваш логин и пароль стали доступны третьим лицам, они получат доступ ко всей информации о бизнесе и могут навредить.

Также существенным минусом может стать стоимость работы онлайн-бухгалтерии. Но и хорошая бухгалтерская программа, услуги штатного или аутсорсингового бухгалтера также стоят немало. А потому при выборе сервиса для онлайн-бухгалтерии нужно взвешивать свои выгоды и затраты, чтобы использовать максимально удобный вариант.

Какие есть виды онлайн-бухгалтерии 

Есть два типа организации онлайн-бухгалтерии:

1. Онлайн-сервисы. Например, 1С.Облако, Моё дело, Контур.Бухгалтерия или Контур.Эльба, БухСофт, СБИС. Их отличительная черта — огромный набор возможностей и дополнительных функций для ведения бухгалтерии онлайн, что отлично подойдет и для индивидуального предпринимателя с наемными сотрудниками.
2. Банковские программы. Такие есть к примеру у Сбер.Бизнес, Банк Точка, ВТБ, МодульБанк, Т-Банк, Альфа-Банк. Их особенность — привязка к конкретному расчетному счету и интеграция с разными сервисами. А это отлично подойдет для ИП , работающего на патенте, и бизнеса на УСН.

Кроме предложения использовать онлайн-сервисы и готовые решения, банки могут предложить своим клиентам возможность оплатить услуги бухгалтера на аутсорсе. Он не работает в штате, но возьмет на себя все расчеты и другую работу с данными.

Как выбрать сервис для ведения онлайн-бухгалтерии

Как правило, стоимость работы сервиса онлайн-бухгалтерии — не решающий аспект при выборе. Намного важнее — функционал, который может предложить банк или сервис. Вот несколько советов, которые помогут в выборе онлайн-бухгалтерии:

1. Для стартапов, начинающих ИП и небольших компаний важнейшей услугой в онлайн-бухгалтерии станет возможность получить консультацию бухгалтера, сотрудника налоговой, круглосуточная поддержка технической службы. Если у вас нет опыта в ведении бухгалтерии или отдельного сотрудника с подходящим опытом и образованием для этого, лучше обратиться в сервис, где в тариф включены консультации и техпомощь без ограничений.
2. Если бизнес небольшой, но контрагентов и клиентов много, удобнее использовать онлайн-бухгалтерию, подключенную к расчетному счету, учетным программам и кассе. Основное преимущество — не придется переносить вручную большие массивы информации и тратить на это время.
3. Если объемы документации и операций очень большие, нужна онлайн-бухгалтерия с уже подключенным электронным документооборотом и функцией распознавания разного формата документов. Это облегчит работу бизнеса, автоматизирует многие процессы и сэкономит время на их ввод и обработку.

При выборе сервиса можно воспользоваться тестовым периодом, чтобы попробовать все функции программы, познакомиться с интерфейсом, увидеть работу в реальной жизни. Так вы точно не купите «кота в мешке», а приобретете именно то, что вам подходит.

Как подключить

Способ подключения онлайн-бухгалтерии во многом зависит от выбранного сервиса. Если вам хочется использовать определенный онлайн-сервис, зайдите на его официальный сайт, изучите правила использования и функционал, сравните тарифные планы и подключите доступ через специальную кнопку на главной странице сайта. Например, в «Мое дело» довольно большая База знаний, гибкие тарифные планы, подходящие для разного формата и типа бизнеса.

Если хотите подключить онлайн-бухгалтерию конкретного банка, перейдите на его официальный сайт. Например, бухгалтерия от Сбера. Здесь выбираете нужную услугу — «Бухгалтерия для ИП», «Моя Бухгалтерия Аутсорсинг», «Бухгалтерия Аутсорсинг для АУСН», «Бухгалтерия Аутсорсинг для маркетплейсов». Сразу можно подключить онлайн-бухгалтерию и узнать доступные тарифные планы.

Если у вас возникли сложности или вопросы, можно позвонить на горячую линию банка и уточнить все детали, решить проблемы или получить помощь в подборе тарифного плана. Кроме того, вы всегда в рамках одного сервиса или банка можете перейти с одного тарифа на другой без потери своих данных и настроек.

Сколько стоит сервис

Стоимость облачной программы для бухучета и формирования отчетности зависит от выбранного банка или сервиса. Также она может быть разной в зависимости от региона покупки, масштаба, сферы деятельности бизнеса и предлагаемого функционала. 

Первые несколько дней использования всех функций сервиса обычно бесплатны. Иногда триальный период длится до 2 недель. Затем придется оформить подписку и выбрать тарифный план. Стоимость онлайн-программы от 900 рублей в месяц за минимальный функционал и от 2000 рублей при максимальном наборе возможностей. Но есть программы и подороже, например, Контур.Бухгалтерия с полным пакетом стоит больше 34 тысяч рублей ежемесячно.

Стоимость онлайн-бухгалтерии от банка может стартовать от 350 рублей либо быть и вовсе бесплатной. Максимальный набор функций и полный спектр возможностей для предпринимателя в банке стоит дороже — более 10 тысяч рублей. Сэкономить можно, если сервис или банк предлагает скидки на свои услуги. Еще один вариант — оплатить сразу подписку на год. В этом случае плата в пересчете на месяц окажется ниже.

Кроме того, стоимость первого месяца может быть выше, а последующие обойдутся дешевле. Или наоборот, приветственный месяц бесплатный, а далее плату будут снимать. 

Итоговая стоимость онлайн-бухгалтерии может быть разной каждый месяц из-за использования дополнительных платных функций. Например, заказ консультаций эксперта, подготовка отчетов в Росстат или деклараций с дальнейшим отслеживанием их судьбы.